Systemowe spojrzenie na kwestie zarządzania wiedzą pozwala na ustalenie aspektów dotyczących wiedzy, a zarazem funkcji managerskich realizowanych w stosunku wiedzy i kompetencji występujących w organizacji. Uwzględniając to podejście, system zarządzania wiedzą jest jednym z systemów zarządzania organizacją (branżowym, obszarowym), wspomagającym realizację celów biznesowych czy statutowych. W innym podejściu możemy mówić o procesie wspierającym procesy zarówno biznesowe jak i zarządcze oraz pozostałe procesy wspierające.

Funkcje i instrumenty systemu zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie za Encyklopedią Zarządzania t0:

• Zarządzanie działalnością intelektualną pracowników, rozumianą jako rozwój kompetencji organizacji. W tym obszarze mamy do czynienia z kontynuacją koncepcji organizacji uczącej się, która miała swój ogromny rozwój w kocówce XX wieku. Jej najważniejszą zasadą jest założenie, że wiedza organizacji równa jest sumie kompetencji pracowników.
• Zarządzanie zasobami wiedzy, przy czym mowa w tym miejscu zarówno o wiedzy merytorycznej (zawodowej) oraz wiedzy o tym “jak działać” (operacyjnej), wypracowanej na podstawie doświadczeń organizacji. Ta druga wiedza jest unikalna dla każdej organizacji, jako struktura budowana w oparciu o zasoby organizacji.
• Wspomaganie informacyjne zarządzania wiedzą. Realizujące zasady związane z zarządzaniem wiedzą, a więc wiedza jest dostępna w miejscu, czasie i formie w jakiej jest wymagana.

Elementy systemu zarządzania wiedzą

Zarządzanie wiedzą ma wiele elementów powiązanych z pozostałymi obszarami organizacji. Bardzo ważnym jest to, aby nie skupiać się na niej tylko w obszarze procedur, instrukcji, zasad wykonywania pracy, ale również zauważyć powiązania z kulturą organizacji, wzajemną współpracę, motywację płacową i pozapłacową.

Rysunek 1 System zarządzania wiedzą. Źródło: (K. Woźniak 2002, s. 903)

Wiedza, w tych obszarach jakie wskazaliśmy wyżej jest niebywale istotnym zasobem, jaki powinien być integralną częścią systemów informacyjnych w zarządzaniu (MIS – management information systems). Dostarcza ona podstaw do podejmowania decyzji, szczególnie w tym operacyjnym aspekcie. A więc jak wcześniej dane problemy, czy zagadnienia zostały rozwiązane. Charakterystyką systemów wspierających decyzje, takich jak DSS (decision support system), czy ESS (execution support system) jest praca w oparciu o dane wejściowe, które są przetwarzane w decyzje. Ale dane te są na mniejszym poziomie precyzji niż dane w systemach wspierających na poziomie operacyjnym (systemy eksperckie, np. w obsłudze klienta czy punktach informacyjnych). Z tego powodu właśnie tak wiedza, nazywana czasem doświadczeniem jest kluczowa do wsparcia decyzji.

Wsparcie można uzyskać dzięki rejestracji zdarzeń, działań jako tzw. “dobre praktyki” dzięki czemu unikamy uczenia się na błędach. Ciągle występujących i podobnych.

Cele procesu zarządzania wiedzą

Wśród głównych celów stosowania systemów zarządzania wiedzą można wyróżnić (J. Engelhardt 2014, s. 119):

• Tworzenie wiedzy;
• Klasyfikacja wiedzy według jej wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa;
• Gromadzenie i porządkowanie wiedzy;
• Przekazywanie wiedzy pracownikom i zastosowanie jej;
• Zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed utratą posiadanej wiedzy;
• Zwiększenie przewagi konkurencyjnej.

Skąd popularność systemów zarządzania wiedzą?

Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej zwracają uwagę na zastosowanie systemów zarządzania wiedzą. Dzieje się to
z wielu przyczyn. Wymienię najważniejsze z nich:

• Organizacje posiadające duże zasoby wiedzy są postrzegane jako bardziej zaawansowane i dojrzałe (i posiadające większe jej zasoby niż konkurencja),
• Cykle życia produktu są krótsze, wzrasta konsupcjonizm, stosowane rozwiązania powodują szybsze zużycie produktów i majątku. A to oznacza, że wiedza jest kluczem do innowacyjności rozumianej zarówno jako tworzenie nowych rozwiązań i produktów, ale też wyszukanie nowych rozwiązań dla istniejących produktów,
• Ograniczenie szumu informacyjnego, wynikającego z nadmiaru ilości informacji. Prawidłowa inwentaryzacja i klasyfikacja pozwala wartościować informacje, na podstawie których działają organizacje.

Ludzie w systemie zarządzania wiedzą

System zarządzania wiedzą jest oparte o człowieka. To on jest źródłem danych, informacji, doświadczeń przetworzonych na wiedzę użyteczną dla organizacji. Jedną z istotniejszych ról systemu zarządzania wiedzą jest identyfikacja tej wiedzy i dalsze działania zmierzające do sprawnego efektywnego jej wykorzystywania w działalności organizacji.

Przetworzenie danych w informacje, informacji w wiedzę zależy od doświadczenia i umiejętności ujawniania, klasyfikowania, rejestrowania i dostarczania wiedzy.

Proces budowania bazy wiedzy (zbioru danych, informacji, wytworzonej wiedzy) jest zależny od systemów i sposobów zarządzania, ale również od kultury organizacji. Powoduje to, że każdy kierujący interpretuje informacje indywidualnie, tworząc wiedzę charakterystyczną tylko dla niego. W zaawansowanych systemach istotne jest to, aby znaleźć tzw. “wspólny język”, którym wiedza będzie opisywana. Musi być on zgodny z językiem używanym w organizacji, w przeciwnym razie dojdzie do nadmiaru barier w komunikacji, a w efekcie do trudności w dostarczaniu wiedzy.

Korzyści dla pracowników wynikające z zarządzania wiedzą

Korzyści stosowania procesów zarządzania wiedzą dla pracowników (J. Engelhardt 2014, s. 122):

• Ciągłe dokształcanie i stały rozwój osobisty;
• Zdobywanie nowych kompetencji zawodowych;
• Łatwy i szybki dostęp do źródeł pozyskanej wiedzy, co prowadzi do oszczędności czasu i wzrostu efektywności pracy;
• Poczucie przynależności do przedsiębiorstwa;
• Wzrost poziomu satysfakcji z wykonywanych obowiązków;
• Zdobycie lepszej pozycji na rynku pracy;
• Podwyższenie samooceny na tle pozostałych pracowników;
• Możliwość wykazania się inicjatywą w nowych sytuacjach (wiedza ogólnie jest rozumiana jako czynnik wspierający gotowość do podejmowania nowych zadań czy rozwiązywania nowych problemów).

Bariery w dzieleniu się wiedzą

Istotnym problemem społecznym w systemach zarządzania wiedzą jest zachęta do podzielenia się nią. Poziom i rodzaj przeszkód wynika z kultury organizacji, jej historii, często też czasu zatrudnienia (długoletni eksperci budujący swoje legendy). Najważniejsze problemy i bariery to:

• Konkurencja między pracownikami, rozumiana jako budowanie indywidualnej pozycji,
• Konkurencja między działami w organizacji, często wspierana przez managerów niższego i średniego szczebla, wynikająca często z przekonanie, że wiedza to władza,
• Niewydolność systemów informacyjnych w organizacji, składających się z założeń organizacyjnych i systemów IT.

Struktura systemu

Struktura systemu jest inna w każdej organizacji. W przypadku bezpieczeństwa systemy zarządzania wiedzą powinny składać się z dwóch obszarów:

• Wiedza zewnętrzna, rozumiana jako ustrukturyzowane informacje dotyczące aktów prawnych, zdarzeń, zasad wykonywania pracy itp.
• Wiedza wewnętrzna, rozumiana jako sposoby rozwiązywania problemów, realizacji zadań, wypracowane w organizacji.

Zasady tworzenia systemów

W systemach zarządzania wiedzą ważnych jest kilka zasad związanych z ich tworzeniem:

1.      Zasada ujawnienia wiedzy

Wiele informacji z zakresu posiadanych kompetencji pracowników, ich wiedzy i doświadczenia nie jest ujawnionych
w procesach rekrutacji. Wynika to z przepisów prawa. Szczególnie zapisów Kodeksu Pracy, który nakazuje, aby osoby starające się o pracę przekazywały informacje dotyczące konkretnego stanowiska pracy, roli czy funkcji. Z tego powodu pracodawca często nie wie, „czym dysponuje” pracownik. Dlatego tak istotne jest, aby w momencie przyjęcia do pracy lub wykonywania pracy, ujawniać wiedzę pracowników. Zgodnie z przepisami prawa działanie takie musi być oparte na zgodzie pracowników.

2.    Klasyfikacja wiedzy

Kolejną zasadą jest klasyfikowanie wiedzy. Klasyfikowanie rozumiane jako utworzenie struktury na różnych poziomach szczegółowości. Dzięki temu ułatwione zostaje zarządzanie zasobem wiedzy.

3.    Zasady dystrybucji wiedzy

Mając ujawnioną i sklasyfikowaną wiedzę pracowników i organizacji, należy określić zasady dostępu i dystrybucji wiedzy. Można to zrobić poprzez:

• Formalne systemy dystrybucji, rozumiane jako systemy szkoleń wewnętrznych;
• Nieformalne systemy dystrybucji, wspierające rozwój pracowników np. spotkania, narady, formy społeczne (social media) i inne.

Podsumowanie

Wiedza organizacji jest bardzo cennym zasobem. Wiele organizacji nie potrafi klasyfikować, gromadzić i dystrybuować wiedzy, co skutkuje często powielaniem importu (zakupu szkoleń) i skutkami finansowymi. Dlatego tak istotne jest, aby osoby wysyłane na szkolenia, importujące wiedzę z zewnątrz miały zbudowane mechanizmy, dzięki którym raz zgromadzona informacja, przełożona na wiedzę pozostaje w organizacji i jest wykorzystywana.

Rozwinięcie tematu systemów zarządzania wiedzą w bezpieczeństwie oraz zgłębienie wiedzy odnośnie organizacji szkoleń (metody i formy, zasady planowania, ocena) czeka na Was na szkoleniu „Wiedza i szkolenie w bezpieczeństwie”.

Najbliższy termin szkolenia: 1 lipca 2022r.

Zapisy oraz szczegółowe informacje: szkolenia@essa.pro